文檔一體化檔案管理系統是從檔案工作的實際需要出發，以“文檔一體、綜合管理、館室銜接”為原則，在總結大量用戶使用經驗及意見，結合多年的軟件開發經驗，汲取其他優秀檔案管理系統的優點，推同的新一代檔案管理軟件。它在保證靈活性和擴展性的基礎上，為各行業檔案室及其他立檔單位提供了全面的解決方案，是基于windows平臺下的C/S架構的各行業檔案室最佳的管理軟件系統。

1. 支持國家最新標準《歸檔文件整理規則》。

2. 具備檔案的綜合管理功能，實現企事業單位檔案從收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索到利用、編研等一系列檔案管理過程的管理。

3. 用戶可以任意增加各門類的文件、檔案及相關信息，也可按自己需要實施分類方案，對管理對象逐級劃分，充分契合用戶業務變化的需要。

4. 真正實現自動組卷與歸檔。

5. 檢索速快，十萬條記錄20秒以內響應；查詢方式除簡單查詢外，系統還提供自定義查詢和多表查詢，通過自定義查詢目錄保存查詢條件，以后只要通過點擊就可實現快速檢索；多表查詢則是同時在多個目錄數據表中找出符合條件的記錄。同時系統還提供分頁瀏覽的方式實現數據的快速查詢。

6. 支持原文管理，通過“添加”、“掃描” 方式把原文存儲到計算機里，實現文件內容的查閱。

7. 實現多種備份功能，可以將目錄數據及電子原文數據壓縮后向軟盤、光盤備份，也可將各種備份資料迅速恢復丟失的數據，確保用戶的寶貴數據安全無虞。通過導入導出，使不同機器和用戶之間的數據自由輸入、輸出，互相交換，實現數據資源的共享。強大的查詢功能，保證查詢的速度、準確度。

8. 光盤發布是世紀科怡文檔一體化系統的一個增強功能，可將系統的全部或部分數據，包括目錄數據及原文以一定的格式遷移到光盤上。

文件管理：文件是檔案的最主要的來源，文件管理指對公文（包括收文、發文、內部文件）的管理。在本系統中，加入文件管理功能，是實現文檔一體化的需要。文件管理模塊包括文件登記、文件歸檔以及報表打印三部分。

檔案管理：檔案（文書、會計、照片、科技、實物、光盤、書稿）管理是本系統的核心模塊，它主要涵蓋了檔案管理中最重要的業務處理過程，包括檔案的錄入、組卷、調整和制作目錄等。

資料管理：除了檔案和文件以外，本系統將管理的內容擴展到其它文檔資料，體現了文檔一體化的特點。資料管理主要實現資料的登記和報表打印功能。本系統中資料的主要內容包括資料和圖書。

檢索：檢索是一項十分重要的功能，本系統檢索功能包括文件、檔案和資料的檢索。下面以檔案檢索為例進行說明，其余文件檢索及資料的檢索可參照以下說明。檔案人員在管理過程中的編目、編研、利用、鑒定等工作中經常要使用到檔案檢索功能。利用計算機進行檢索則大大提高了檔案檢索的速度，結束了手翻帳本的時代，是檔案管理走向現代化的標志。

利用：檔案的最終目的就是為社會提供檔案材料與檔案信息，從而為社會各界服務。本系統中檔案利用不僅對檔案實現利用管理，同時也把文檔資料納入其中，其功能主要包括利用人管理、利用登記、歸還管理、利用管理、利用統計五個環節。

保管：檔案保管工作是根據檔案的成份和狀況，為延長檔案壽命所采取的一系列存放的安全措施。本系統中檔案保管的內容包括以下庫房溫濕度登記和設置存放位置索引兩個方面。

鑒定：檔案的鑒定銷毀工作，是檔案館（室）對檔案文件的價值作出判斷，并對保管期限已滿、失去保存價值的檔案予以銷毀。本系統中鑒定銷毀的工作包括到期鑒定和銷毀鑒定兩個環節。

移交接收：移交接收工作是指檔案館確定接收對象，然后向移交單位發出接收通知書，各移交單位按要求將其管理的保管期限為長期（含長期）以上的文書檔案、科技檔案、照片檔案、相關資料實體與檢索目錄以及與其全宗配套的編研材料向檔案館移交的過程。在檔案的計算機管理過程中，通過移交接收可以輕松實現檔案目錄數據和電子原文的上報和接收。移交接收包括兩項內容，即：檔案移交和檔案接收。

編研：檔案編研工作是指檔案館（室）根據社會利用的需要，對檔案內容進行研究和編纂的工作。本模塊為您提供專業的模板文件，輔助用戶撰寫編研材料；還可直接從數據庫中導入數據作為編研材料的內容，同時還可支持原文的上傳和下載。除此之外還可對編研表格進行靈活定制。

統計：統計是以表冊或數字的形式，揭示檔案和檔案工作中諸現象的發展過程及其一般規律的工作，同時也可以讓檔案管理人員隨時掌握館藏情況。在本系統中統計工作包括基本情況年報及檔案相關統計。

數據管理：在計算機檔案管理過程中，數據資源的安全向來是至關重要的。為了防止數據的損毀或丟失而造成的巨大損失，最為簡單有效的方法就是經常對這些重要的數據進行備份，對這些丟失的數據進行迅速恢復。本模塊就是為方便用戶的備份和恢復而設置的，它具有多種備份功能，可將目錄數據及電子原文數據壓縮后向軟盤、光盤備份，以適應不同情況下的備份需要；同時還具有方便的恢復功能，可以將備份的數據迅速恢復丟失的數據，確保數據的安全。本系統包括外來數據的導入及本系統數據的導出、數據庫（表）的備份及數據表的恢復。

光盤發布：分為光盤發布、光盤瀏覽、光盤上載和光盤回寫四個功能。

系統維護：系統維護主要是對軟件的核心數據進行調整，它一般由系統管理員操作。本模塊主要實現添加用戶、增加檔案門類、定義實體分類、設置檔號格式等功能，并提供系統輔助管理工具。